در خصوص تعریف مخاطبین جدید در اپ مخاطبین، لازم است که به جهت جلوگیری از ایجاد رکوردهای اطلاعاتی مشابه و تکراری به موارد ذیل توجه نمائید:
- اساساً برای اضافه کردن مخاطبین به رکوردهای اطلاعاتی مختلف از قبیل تسک در اپ پروژه، تیکت در اپ پشتیبانی، جلسات در اپ تقویم و ... نیاز نیست ابتدا مخاطب را تعریف نمایید. چرا که کافیست در زمان اضافه کردن مخاطب، شروع به وارد کردن نام مخاطب مورد نظر کنیم. چنانچه این مخاطب وجود داشته باشد لیستی از مخاطبین با نام‌های مشابه به شما نشان داده شده و می‌توانید از آن لیست مخاطب خود را انتخاب نمائید. چنانچه مخاطب مورد نظر وجود نداشت در انتهای همان لیست به شما گزینه "ایجاد و ویرایش" نمایش داده می‌شود که می‌توانید مخاطب مورد نظر را در همانجا تعریف و اضافه نمایید.
- در صورت نیاز به تعریف مخاطب جدید در اپ مخاطبین، ابتدا نام مخاطب مورد نظر را جستجو نمائید. چرا که ممکن است این مخاطب قبلاً توسط یکی از همکاران تعریف و در برچسب مشترکی با شما وارد شده باشد.
- در تعریف مخاطب جدید تمام اطلاعات موجود را از قبیل نام، ایمیل، آدرس و شماره تماس و ... در صورت وجود وارد نمایید. همچنین برچسب مخاطب را برای در دسترس بودن مخاطب برای دیگران انتخاب نمایید.
- به نوع مخاطب که می‌تواند "فردی" یا "شرکت" باشد توجه نموده و چنانچه مخاطب مورد نظر زیرمجموعه یک شرکت است، مخاطب مربوط به شرکت ایشان را ایجاد و سپس مخاطب فرد مورد نظر را زیر شرکت مربوطه تعریف نمایید.